De las herramientas disponibles en Drive, Forms es quizás la más novedosa y rupturista. Veremos ahora cómo aprovechar todo su potencial.
La posibilidad de hacer encuestas en línea no es nueva. Existen miles de servicios que se dedican específicamente a eso, muchos de los cuales dan muy buenos resultados. Además, también son muchas y muy potentes las herramientas que permiten crear encuestas desde el escritorio: Microsoft Word, sin ir más lejos, incluye una buena cantidad de herramientas para el diseño de formularios y la recolección de datos.
Sin embargo, lo que ninguna herramienta local o en línea al margen de Forms de Google Drive hace es generar una encuesta incrustable que, además, vuelca sus datos automáticamente a una planilla ad-hoc también disponible en línea, y todo con una lógica colaborativa. Su facilidad de uso, además, la hace ideal para ir más allá de las tareas de encuesta misma, ya que con un par de clics podremos crear una herramienta potente de recolección de datos simples que nos permitirá llevar la cuenta de algún tipo de información mucho más fácil que si la recibiéramos por correo. Es decir, enviar una encuesta de Drive a todos los colegas que deban compartir con nosotros ciertos datos para que estos se vuelquen automáticamente en una planilla es mucho más seguro y eficaz que pedirle la misma información por correo electrónico y organizarla por nuestra cuenta.
En este artículo repasaremos las más interesantes opciones de Forms, y también propondremos lo que para nosotros son las formas más novedosas y productivas de usarlo. Por supuesto, esperamos los comentarios de nuestros lectores para mejorar la propuesta. ¡Adelante!
Crear encuestas
Para crear una encuesta con Forms iniciaremos sesión en http://drive.google.com y luego haremos clic en Nuevo. Si la opción por defecto no aparece en la lista haremos clic en +Más y seleccionaremos Formularios de Google.
Por defecto la página de creación del formulario incluye dos grandes secciones, una asociada al contenido del formulario en sí y otra en referencia a la página de confirmación, que es la que se muestra cuando se completa un formulario. Además, en el encabezado de la página de diseño se muestra bajo el rótulo Configuración del formulario la casilla de verificación Mostrar barra de progreso en la parte inferior de las páginas del formulario. Marcarla es una gran idea sobre todo en encuestas de mediana extensión: las cortas no la requieren y en las largas un indicador de avance puede desmotivar a quien esté completando el formulario.
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Guía visual: Página de diseño de formularios
1. El nombre del formulario puede cambiarse con un clic aquí.
2. Agregar una descripción al formulario permite contextualizar las respuestas y ofrecer una guía básica de respuesta para el encuestado.
3. El texto de la pregunta se escribe en la línea Título de la pregunta, y en Texto de ayuda puede agregarse una línea que complemente la descripción general.
4. Una vez completadas, las preguntas pueden editarse, duplicarse o eliminarse según queramos.
5. Como veremos más adelante, pueden seleccionarse varios tipos de pregunta. En los casos más complejos puede marcarse la casilla de verificación Ir a la página según la respuesta de modo de que el encuestado no tenga que completar datos irrelevantes.
6. Las preguntas con opciones requieren que sus variables se indiquen aquí. El enlace Añadir “Otro” permite que el encuestado agregue una opción no contemplada.
7. Algunos tipos de preguntas permiten ajustes específicos, como por ejemplo el ordenamiento aleatorio para no sugestionar al encuestado.
8. Las respuestas de las preguntas marcadas como obligatorias son requeridas para poder completar el formulario.
9. Una vez completada la configuración de una pregunta podrá presionarse el botón Añadir elemento para crear otra. A la vez, el menú desplegable del botón nos permite sumar elementos de información para el encuestado, como escalas de respuesta y tablas con información.
10. Las opciones de la página de confirmación son muy simples. No es recomendable utilizar Publicar y mostrar un enlace público a los resultados del formulario a menos que se esté trabajando colaborativamente con un equipo limitado en la realización de la muestra.
11. Los formularios se consideran completados cuando se presiona Enviar formulario, que nos permite compartir vía correo electrónico y redes sociales el material con sus encuestados.
| Ajustes avanzados |
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| Los ajustes avanzados varían según el tipo de pregunta que se elija. Revisarlos en cada caso nos permitirá hacerle más fácil la respuesta al encuestado, lo cual redundará en mayor fiabilidad. Por ejemplo, en las respuestas de tipo Casilla de verificación los ajustes avanzados nos permiten hacer una validación básica de datos que incluya, por ejemplo, un mínimo o máximo de preguntas con respuestas o un número exacto de respuestas. |
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Tipos de preguntas
Los tipos de preguntas determinan las clases de respuestas. Las opciones más simples incluyen las respuestas de texto plano (Texto para las más cortas y Texto de párrafo para las más largas) y las de fecha y hora, que permiten información por extensión en el primer caso y de datos específicos en el segundo.
Las preguntas tipo test o con casillas de verificación son similares, aunque las primeras admiten una única respuesta. En ambos casos es posible incluir la opción “Otros” con Añadir “Otro”. Por otra parte, Elegir de una lista nos permite respuestas únicas en casos en los que hay una gran disponibilidad de opciones. Escala, en cambio, nos permite puntuar una situación o elemento, mientras que Cuadrícula permite que el lector complete un cuadro de doble entrada en el que quien diseñe el formulario podrá crear los rótulos de cada fila y columna.
Elementos de diseño
Además de agregar preguntas y elementos de referencia, el menú contextual del botón Añadir elemento nos permite sumar elementos multimedia y de diseño para embellecer, sumar referencias y organizar el formulario.
El Encabezado de sección podremos utilizarlo para dividir en grupos las preguntas, así como para también dar información y guías específicas para la creación de las respuestas. Suele ser una buena idea preceder un encabezado por un Salto de página, disponible en el mismo menú.
Agregaremos imágenes y videos en preguntas y cuerpo del formulario con los botones homónimos del menú desplegable. Las imágenes pueden ser locales o disponibles en línea, y a la vez podremos tomar instantáneas. Los videos, por su parte, solo pueden tener como origen YouTube, y no es posible subir videos locales. Por lo tanto, si queremos limitar el acceso al material será necesario trabajar con la configuración de privacidad de YouTube. La mejor opción suele ser marcar el video como Sin clasificar y compartir las encuestas con destinatarios específicos, lo cual impedirá que nadie que no haya recibido el formulario pueda ver en línea el material.
Publicar encuestas
Al hacer clic en Enviar formulario accederemos a la ventana que nos permitirá compartir la información donde sea que nos parezca. En Enlace para compartir encontraremos un vínculo que podremos distribuir a nuestro gusto, ideal para -por ejemplo- sumar en foros o campus virtuales.
El botón Incrustar nos ofrecerá una pieza simplificada de código HTML para embeber la encuesta en un sitio web o en un blog. La sección Tamaño personalizado nos permitirá ajustar el marco de la encuesta antes de copiar el vínculo.
Por supuesto, también es posible con los botones adecuados compartir el formulario directamente en Facebook, Twitter y Google+. Desgraciadamente no hay soporte para LinkedIn ni conexión directa para Blogger. En cambio, sí puede enviarse el material por correo desde Enviar formulario por correo electrónico, y los destinatarios pueden ser personas (nombres), direcciones de correo, grupos de contactos de Gmail y hasta círculos de Google+.
| Agregar editores |
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| Si queremos sumar editores a un formulario, debemos hacerlo desde la ventana Enviar formulario. Allí encontraremos el vínculo Añade colaboradores, que nos ofrecerá acceso a una típica ventana de configuración de uso compartido de Google en la que podremos definir las personas y sus niveles de acceso. |
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Administrar los resultados
Cuando enviemos por primera vez un formulario, luego del envío veremos la ventana Seleccionar destino de las respuestas. Por defecto estará en ella marcada la opción Nueva hoja de cálculo, que creará una nueva planilla en Drive -con el nombre de nuestro formulario- donde se alojarán todas las respuestas en columnas con el nombre de las preguntas.
En el caso de que estemos trabajando con varios formularios a la vez para conseguir información sobre un mismo proyecto, lo mejor será seleccionar la opción Nueva hoja en una hoja de cálculo existente. Por supuesto, antes habrá que crear una planilla en Drive, pero luego la información aparecerá unificada y organizada por hojas.
El botón Guardar respuestas solo en formularios es recomendable únicamente en formularios que van a recibir una gran cantidad de respuestas, ya que las planillas de Drive solo pueden administrar 400.000 celdas. En el caso de que lo presionemos, para acceder luego a las respuestas (únicamente en formato CSV) deberemos abrir el formulario en modo edición y hacer clic en Archivo/Descargar como.
