Fácil, cómodo y seguro

La firma digital de un documento nos permite ahorrarnos la necesidad de estar frente a una autoridad certificante para validar nuestra autoridad. Y es fácil, segura y económica cuando no gratuita. Veamos cómo aprovecharla.

Luego de escribir o completar un documento importante -un contrato de alquiler, por ejemplo- lo firmamos. Esa firma solemos hacerla frente a las demás partes con las que, en nuestro ejemplo, firmamos el contrato. En el caso de que así no lo hiciéramos, de hecho, debemos acercarnos a una autoridad que certifique nuestra identidad, como un banco o una comisaría, o directamente firmar ante escribano para que éste certifique que somos, en efecto, los firmantes.

Más allá de las incomodidades menores que este proceso pudiera generarnos, e inclusos de los costos de autenticación, siempre que nos encontremos en una ciudad compatible resolver la certificación de una firma puede no ser un problema. Ahora bien, ¿qué pasa si firmamos con cierta asiduidad contratos desde el exterior, o si realmente nos resulta un problema movilizarnos para certificar nuestra identidad?

Las firmas digitales son nuestra solución en estos casos. Las podremos generar con un par de clics, y en todos los casos serán suficientes -siempre que la otra parte las acepte: dinosaurios hay en todas partes- para cualquier documento. Lo cual, claro está, nos ahorrará movernos del sillón más cómodo de casa para cerrar tratos y negocios.

Firmas digitales

Una firma digital es un sistema criptográfico que permite certificar para quien recibe un documento que quien lo envió es quien dice ser, y que el texto o la estructura del documento no se alteró luego de su firma. Por lo tanto, una firma digital certifica la integridad del mensaje y la identidad de su creador. Se usa, por tanto, para evitar falsificaciones y manipulación de contenidos además de para, como ya dijimos, cerrar negocios y contratos.

Todos los sistemas de firma digital incluyen al menos cuatro componentes. El primero es el algoritmo de generación de firma digital, que supone la existencia también de un algoritmo de verificación de firma digital. Estos algoritmos suelen utilizar una clave compartida de características remotamente similares a las que utiliza un sistema de autenticación WPA2 para Wi-Fi. A la vez, todos los sistemas incluyen un mecanismo de generación de la firma misma, que es el que le da forma y la incluye en el documento. El último componente siempre disponible es el proceso de firma digital, que es el que formatea los datos que el firmante completa para validar su identidad.

Cómo firmar

Para firmar digitalmente un documento necesitamos una aplicación o servicio web capaz de certificar nuestra identidad, a la que también debe poder acceder el destinatario del documento. Word y Excel, como componentes de la suite Microsoft Office, son capaces de firmar un documento, como también lo es el lector de PDF Adobe Reader XI. En el caso de que trabajemos con otras aplicaciones o de que las partes no acepten como válidas las firmas de estas aplicaciones existen también servicios web como DocuSign que pueden hacer el trabajo por nosotros.

A continuación veremos cómo, en cada caso, podremos firmar un documento.

Incluir firmar en Word y Excel

Word y Excel son las dos únicas herramientas del paquete Office (versiones 2007 y superiores) capaces de incluir una firma digital en un documento. La eficacia de su sistema de firma es muy alta, y aunque en América Latina el uso específico de esta función es muy reducido, alrededor del mundo la firma digital de Office resulta suficiente incluso para transacciones comerciales.

Al momento de firmar, es posible hacerlo de dos formas. La primera es en la línea de firmas, caso en el cual podremos escribir a mano alzada nuestra firma (si tenemos una pantalla táctil) y agregarla a la firma digital. También es posible sumar una imagen escaneada de nuestra firma caligráfica. La segunda es la firma invisible, que certifica la integridad del documento y nuestra identidad, y agrega un estampa que indica que el documento está firmado, pero que no incluye ningún elemento visible en el cuerpo. En ambos casos, luego de firmar el contenido el documento se convertirá en de solo lectura para asegurar la información que contiene.

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Paso a paso: insertar línea de firma en Word y Excel

1. Ubicaremos el cursor en el lugar del documento en el que queramos que se inserte nuestra firma y haremos clic en «Agregar una línea de firma/Firma de Microsoft Office» de la cinta de opciones «Insertar».

2. Completaremos toda la información que se nos pide de modo de validar nuestra identidad. Una vez que lo hayamos hecho, haremos clic en «Aceptar».

3. En el caso de que no tengamos una pantalla táctil, en lugar de nuestra firma se adjuntará únicamente una [X] sobre la que podremos agregar una firma escaneada con la herramienta «Insertar/Imágenes» o una escrita a mano alzada con «Insertar/Formas/A mano alzada».

Paso a paso: firmar digitalmente un documento de Word o Excel

1. Luego de terminar un documento, haremos clic en «Archivo» -> «Proteger documento» -> «Agregar una firma digital».

2. Si ya completamos los campos de la firma en alguna ocasión, la estampa de la firma digital -un ícono de un sello lacrado- aparecerá en la barra de estado del documento, justo a la derecha del contador de palabras.

Firmar documentos PDF

La ventaja de los documentos portables, como quizás ya sepamos, reside principalmente en su carácter de contenedor incorruptible de casi cualquier contenido. Así las cosas, si logramos firmar un PDF estaremos firmando en realidad casi cualquier contenido, desde el plano de una casa hasta una efectivización laboral.

Adobe Reader XI es capaz de firmar los PDF que con él leemos siempre que antes hayamos abierto una cuenta en EchoSign, el servicio de firmas digitales de la empresa. Si bien los planes son baratos, el servicio es pago; pero, como ocurre con otras opciones, es posible conseguir un trial de 14 días completamente funcional que nos permitirá salir de más de un apuro. Se consigue en https://www.echosign.adobe.com/en/campaign/trial.html.

Los documentos firmados con Reader pueden ser guardados en nuestro equipo para su distribución manual o pueden ser enviados por correo electrónico o por fax a través del servicio de EchoSign integrado en la aplicación. Incluso es posible con nuestra propia suscripción conseguir la firma de terceros, lo cual lo hace ideal para firmar a la distancia contratos con partes. Por ejemplo, contratos de alquiler mientras estamos en el exterior o cuando pensamos, justamente, mudarnos temporalmente a otro país.

Paso a paso: firmar documentos con Adobe Reader

1. Abriremos el PDF a firmar y haremos clic en el botón «Firmar» del extremo superior derecho de la barra de herramientas.

2. Elegiremos del menú «Rellenar la firma» la opción que nos resulte más interesante. En nuestro ejemplo seleccionaremos «Colocar firma» para sumar una firma caligráfica a la firma digital.

3. Podremos escribir nuestro nombre como firma con la opción «Escribir mi firma», escanear una firma en papel con «Utilizar una cámara web» o insertar nuestra firma caligráfica con «Dibujar mi firma» / «Utilizar una imagen».

Una vez insertada la firma podremos presionar el botón «Firmado. Continuar con el envío», para entregar el documento vía fax o correo electrónico.

Servicios de firma en línea

Los servicios de firma en línea permiten firmar virtualmente cualquier documento y enviarlo por correo o fax. También, por supuesto, es posible descargar el documento para enviarlo manualmente, e incluso imprimirlo. La impresión de un documento firmado digitalmente es muy práctica, ya que se le agrega al texto la información de verificación de la firma y se evita así que en el marco de una institución un responsable deba firmar a mano todas las copias. Por ejemplo, es ideal para firmar certificados de participación en cursos o seminarios que serán presentados luego en instituciones que requerirán la certificación del documento.

Recomendaremos, porque fue el primero en aparecer y porque es definitivamente el más utilizado, DocuSign. Si bien no es gratuito, ofrece un trial de 14 días como EchoSign, al que se puede acceder desde https://www.docusign.com/trial. Los servicios de firma en línea incluyen soporte móvil y conexión con servicios de almacenamiento en línea, lo cual nos permitirá, por caso, firmar desde nuestro teléfono un contrato que alguien haya compartido con nosotros vía Dropbox o Google Drive. A la vez, DocuSign en particular es perfectamente compatible con redes sociales, lo cual nos permitirá cerrar un negocio… ¡vía Twitter!