Publisher, que desde 2007 es componente de la suite Microsoft Office, sigue presente con una versión exquisita en la versión 2013. Invisibilizado por los servicios de mensajería en línea y la papelería digital para correos electrónicos, sigue siendo una opción perfecta para la creación rápida y simple de la inevitable folletería física.
Confesémoslo: varios de nuestros lectores se habían directamente olvidado de que existía Microsoft Publisher. No es para menos: hace por lo menos diez años que la lógica inicial del programa -un software de impresión de papelería en, valga la redundancia, papel- dejó de tener sentido, y hace por lo menos siete que Microsoft decidió incluirlo solo en las versiones más completas de Office. La Starter no lo tiene, aunque ni siquiera incluye PowerPoint, y en cambio sí incluye publicidad. Desde 2010 la Standard -que agrega PowerPoint, Outlook y OneNote a Word y Excel- es la primera que la soporta, y por supuesto no hay tal cosa como una WebApp de Publisher.
Pero, sin embargo, sigue siendo necesario hacer carteles, avisos, invitaciones. Quizás los carteles tengan -no todo lo cambió la web 2.0- todavía como destino una pared de la oficina o del consorcio, pero seguramente los avisos y las invitaciones, e incluso los diplomas, serán enviados por correo o compartidos en redes sociales. Pero siguen siendo valiosas piezas de comunicación que usamos a diario. ¿Por qué, entonces, caer en la negligencia estética e informática de crearlos con servicios de dudoso gusto que además los llenan de publicidad?
En honor a todos los que estrenaron con Publisher su primera impresora color (matrices de punto Epson LX300, acaso) los invitamos a leer la siguiente nota, que devela los principales trucos de productividad del extemporáneo Microsoft Publisher.
Plantillas
Es perfectamente posible arrancar de cero con un documento en Publisher. Para eso, al iniciar, seleccionaremos la plantilla En blanco para el tamaño de papel que sea que queramos. Luego podremos organizar los elementos en la página como más nos guste, y hasta podremos generar guías de diseño que nos ayuden a doblar la página que imprimamos -en el caso de que la publicación no sea electrónica- como sea que lo tengamos pensado. Para eso, haremos clic en el botón Guías de diseño del grupo Diseño y seleccionaremos allí alguna de las opciones predeterminadas. En el caso de que ellas no nos interesen, siempre podremos seleccionar Guías de regla y definir la ubicación de las guías para las variables Horizontal y Vertical.
Ahora bien, definitivamente todo cambia si aprovechamos las plantillas. Las publicaciones desde cero requieren mucho trabajo, y en contrapartida son altamente personalizables y nos ayudarán a resolver documentos que probablemente no podremos realizar de ninguna otra manera. Pero cuando podemos aprovechar las plantillas, todo es mucho más fácil.
Tan pronto como abramos Publisher tendremos a nuestro alcance el conjunto completo de plantillas locales. La selección por defecto corresponde a la lista Destacadas, aunque podremos hacer clic en Integradas y ver la lista completa. Además, podemos navegar las categorías -agrupadas en la línea Búsquedas sugeridas– y buscar plantillas en línea en la web de Office con la barra de texto Buscar plantillas en línea.
Primeros pasos
Elegiremos, para empezar, una plantilla aplicable a una publicación en papel. Utilizaremos en nuestro ejemplo la plantilla Cartel para evento académico, que corresponde a una publicación de una sola cara en la que se anuncia un evento en principio compatible con actividades académicas -pero con onda, eh- en el campus de una universidad. Hablamos de una plantilla de categoría simple.
Una vez cargada la plantilla, si el diseño nos gusta y nos resulta suficiente podremos simplemente hacer clic en cada uno de los cuadros de texto y ajustar el contenido. Cada cuadro, cabe destacar, incluye un límite de caracteres determinado por texto que ya está contenido. Si usamos más, el texto será redistribuido y puede que no entre en la plantilla. Cuidado.
Las plantillas complejas son en cambio imprimibles en varias hojas, y muchas veces incluyen material de referencia que puede ser obviado o que, por el contrario, nos permitirá utilizar una u otra hoja según lo necesitemos. Utilizaremos como ejemplo de este tipo de plantillas Tarjeta de diseño verde, que es una plantilla que nos ayudará a crear nuestras propias tarjetas personales, con el inmenso agregado de poder hacer cuantas queramos sobre el papel que nos guste sin necesidad de invertir un solo centavo en diseño.
Tan pronto abramos la plantilla notaremos que tiene dos hojas. Según la nota al margen disponible en el extremo superior izquierdo de la hoja dos, la hoja 1 incluirá las líneas de corte para que desprendamos las tarjetas luego de imprimirlas en cualquier papel estándar. La hoja 2, en cambio, no incluye las líneas de corte y está pensada para ser usada en hojas pre-perforadas especialmente diseñadas para tarjetas personales. En el caso de que necesitemos imprimir 20 hojas sin líneas, simplemente imprimiremos 20 copias de la hoja 2. Sin más.
Personalizar la plantilla
Para insertar nuestro logotipo en la tarjeta utilizaremos el mismo proceso que usaremos en cualquier momento para reemplazar una imagen contenida en una plantilla. Luego de seleccionar con un clic la imagen que lleva el texto Reemplazar por logotipo, presionaremos el botón derecho del mouse sobre ella y haremos clic en Cambiar imagen -> Cambiar imagen. Por supuesto, también podremos eliminarla con Cambiar imagen -> Quitar imagen.
Al momento de cambiar la imagen, las opciones de origen son muchísimas. Podremos utilizar imágenes locales con Desde un archivo, acción que completaremos con Examinar. También es posible buscar imágenes prediseñadas en la biblioteca de Office.com insertando uno o más criterios de búsqueda en la barra de texto Buscar en Office.com. También podemos utilizar Bing como fuente en el caso de que escribamos los criterios en Buscar en Bing. Pero además podremos también seleccionar imágenes disponible en nuestro OneDrive con el botón Examinar de la línea OneDrive Personal. Facebook y Flickr son también opciones: cuando presionemos alguno de sus íconos, en un cuadro incrustado en el mismo Publisher veremos toda la información disponible en la cuenta de cualquiera de las dos redes sociales asociada a nuestra cuenta Microsoft.
Guía visual: Publisher 2013
1. Cinta de opciones.
2. Panel de navegación por páginas o caras / pliegues según corresponda.
3. Área de trabajo, en la que veremos además de la hoja varios componentes como, por ejemplo, la leyenda al respecto de qué hoja debe usar en cada caso.
4. Hoja con todos sus elementos distribuidos y las línea de corte marcadas (listas para imprimir).
5. Elementos que han sido utilizados en el diseño listos para arrastrar y soltar en nuevas secciones.
6. Ubicación del cursor en relación con el tamaño del papel. Un clic sobre la referencia nos permitirá seleccionar la unidad de medida.
7. Selección de vistas.
8. Control de zoom.
Plantillas digitales
No todo es papel en Publisher. También es posible generar contenidos digitales, que van desde papelería digital hasta banners y publicaciones que podremos compartir por correo y redes sociales.
El conjunto de plantillas Correo electrónico, por ejemplo, incluye la plantilla Cartas -> Banda de colores que utilizaremos como ejemplo. Pensada para utilizar como plantilla para correos corporativos que requieren una identidad determinada, es muy discreta e ideal para personalizar en términos cromáticos y utilizar en nuestro emprendimiento.
La paleta de colores nueva la elegiremos desde Diseño de página -> Combinaciones. La recomendación es que inmediatamente después de seleccionar una paleta que nos convenza hagamos clic en Archivo -> Editar información empresarial. Tan pronto como completemos los campos requeridos, la información se actualizará en la plantilla, que automáticamente incorporará nuestra información en lugar de la genérica.
Enviar las piezas
Las piezas que creemos con Publisher podremos enviarlas desde cualquier servicio de correo electrónico de cualquier tipo en tanto es posible guardar los documentos como PDF y HTML/XML (la opción aparece bajo el nombre Página web filtrada). Sin embargo, en el caso de los envíos masivos una buena idea es usar la opción electrónica de la clásica herramienta Combinar correspondencia.
Para eso haremos clic en Correspondencia -> Combinación de correo electrónico, y luego seleccionaremos Asistente paso a paso para la combinación del correo electrónico. Si los destinatarios son contactos de Outlook, elegiremos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook y dejaremos que Office haga el resto. En el caso de que usemos una cuenta web -de Gmail o Outlook.com, por caso- utilizaremos las opciones Utilizar una lista existente o Escribir una lista nueva. Si nuestro servicio de correo nos permite exportar contactos, utilizaremos el archivo exportado en conjunto con Utilizar una lista existente.
