Que el PDF valga la pena

Si lo que queremos es que los contenidos que compartamos no sean modificados y que se mantengan portables, cualquier servicio de alojamiento de texto -desde un blog hasta una publicación abierta en redes sociales- es suficiente para la tarea. ¿Por qué, entonces, seguimos prefiriendo PDF en todos los casos? Aquí, una buena cantidad de razones para seguir usándolo.

La historia de los documentos portables de Adobe se remonta a 1991, cuando aparecieron por primera vez en el mercado. Diseñados principalmente para hacer circular presupuestos y documentos legales o comerciales que por razones obvias no podían ser modificados, en un principio fueron muy poco utilizados y pasaron desapercibidos para el gran público.

El lanzamiento de la versión final de PDF, en el año 1993, coincidió con el lanzamiento de Adobe Acrobat 1.0, y con la primera versión del lector gratuito Acrobat Reader.

Los años trajeron novedades y reformas para PDF. Las más significativas fueron las que acompañaron la llegada de la versión 1.5 del PDF, que se lanzó en 2003 junto con Adobe Acrobat 6.0, y la 1.7 de 2006. En julio de 2008 PDF se convirtió en un estándar abierto, y desde entonces está publicado como ISO32000-1. Como era previsible, mucho software libre orientado a la creación, publicación y edición de PDF ha aparecido desde entonces, lo cual ha llevado al estándar a un nuevo nivel.

EN MICROSOFT OFFICE Y EN CUALQUIER APLICACIÓN

Microsoft Office es capaz de guardar documentos como PDF desde la versión SP2 de Office 2007. Así las cosas, en todas las versiones de Office 2010 y 2013 puede hacerse clic en Archivo/Guardar como… y elegir PDF en Tipo para crear un documento portable. A la vez, existen miles de impresoras PDF que permiten, luego de la instalación de una aplicación liviana, generar una impresora virtual que convierta cualquier documento imprimible en un PDF. Uno de los productos más destacados de su clase es PDF Creator, que también convierte los mismos archivos a documentos de imagen en el caso de que no queramos siquiera que puedan copiarse y pegarse los caracteres.

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Las razones por las que un usuario promedio elige el formato PDF se reducen a una, cuya principal característica es la de ser bidireccional. Un usuario promedio elige PDF para, por ejemplo, enviar un presupuesto a un cliente, o para compartir un tutorial en redes sociales. En ambos casos, lo que busca es evitar que alguien manipule su contenido. A la vez, un usuario promedio descarga material en PDF -libros electrónicos, manuales, tutoriales, los mismos presupuestos enviados por, en este caso, sus proveedores- porque quien lo puso a su disposición buscaba evitar que alguien manipulase su contenido. Como puede verse, el carácter definitivo de un PDF parece ser lo que define su portabilidad.

Como nuestros lectores saben, a nosotros nos gustan los mundos abiertos y de ninguna manera creemos que un formato exitoso pueda definirse por su capacidad de limitar al usuario. Veremos entonces a continuación una buena cantidad de cosas que pueden hacerse sobre cualquier PDF -lo hayamos creado nosotros o no- desde que el formato es estándar y abierto.

EL SOFTWARE

Windows 8 en todas sus versiones incluye una herramienta que tiene el previsible nombre de Lector y que es capaz apenas de abrir y ofrecer opciones básicas de navegación en archivos PDF. Cualquier navegador que se precie de tal incluye un lector decente de PDF, lo cual hace que antes de empezar a usar un equipo nuevo tengamos ya listos varios lectores. Sin embargo, si queremos algo de control sobre los contenidos necesitaremos instalar alguna aplicación de terceros. Adobe Reader es el estándar del mercado, y ofrece una buena cantidad de herramientas. Foxit Reader, por su parte, es una de las herramientas más poderosas del género, y está disponible incluso para servidores web y grupos de trabajo en SharePoint.

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Resaltar y hacer indicaciones de lectura

Una de las principales ventajas de un documento PDF es su capacidad de recibir resaltados y también indicadores varios de lectura -marcadores, por ejemplo. Un documento marcado y resaltado será ideal si pensamos volver a él: ya sea cuando estudiemos o cuando evaluemos un borrador de un tercero, si hicimos algunas marcas sabremos a qué prestarle atención y dónde detenernos.

Adobe Reader, que cuenta con una interfaz particularmente espartana y muy orientada a la lectura, tiene una única pero eficaz herramienta para la marca: el resaltador, que activaremos con el botón Resaltar texto. El texto resaltado tiene la cualidad, en Reader, de poder marcarse como aceptado, cancelado, completado y rechazado, lo cual nos permite definir un lenguaje en común con eventuales revisores del borrador. Para marcar un texto resaltado haremos clic con el botón derecho del mouse sobre él y del menú contextual elegiremos algún elemento del submenú Definir estado.

Las opciones de marcado de texto en Foxit son muchísimas más. En la sección Marcado de texto de la cinta de opciones Comentario encontraremos, además del resaltado, otras cinco opciones de marcado de texto que van del subrayado a la sustitución. En la sección Dibujo de la misma cinta, además, encontraremos varios marcadores a mano alzada, y sobre todo la herramienta Resaltado de área que nos permitirá, con un solo clic, marcar un área con contenido de cualquier tipo (texto, imagen, dibujo, video: lo que sea).

Por otra parte, existen en Foxit los marcadores. Como en cualquier procesador de texto, los marcadores hacen referencia a una ubicación específica. Hay marcadores para cada inicio de página, y a la vez podremos agregar marcadores específicos para cualquier texto que seleccionemos. Para agregar un marcador haremos clic en Agregar, quitar y administrar marcadores, y luego de marcar la palabra, frase o elemento a marcar haremos clic en Guardar la vista actual como un marcador. Por defecto el marcador tendrá el nombre del texto seleccionado, pero podemos asignar nombres indicativos (“incluir a continuación tal imagen”, por ejemplo) para tener una lista de cambios a efectuar.

Insertar notas

Las notas son el estándar de intercambio de información entre editores en un documento PDF. Casi todo se discute en las notas, y cualquier indicación pareciera poder ser hecha allí. En Adobe Reader, para insertar una nota simplemente haremos clic en Agregar una nota adhesiva y marcaremos la palabra o el espacio a anotar. Lo ideal es asociar las notas a un texto resaltado, lo cual lograremos con un clic -una vez activada la herramienta Agregar una nota adhesiva– sobre el resaltado.

Las notas de Reader se ocultan por defecto, y en su lugar queda un ícono indicativo. Un clic sobre él nos permitirá editar la nota, que incluye una marca de fecha y hora. Las notas, como los resaltados, soportan estados y pueden ser marcadas como aceptado, cancelado, completado y rechazado.

Las notas son luego compiladas en el panel de navegación Comentario, y comparten allí cartel con todas las otras marcas de texto. Notaremos que en la sección Anotaciones del panel Comentario están disponibles, además de las herramientas de anotación clásicas, algunas otras. Por ejemplo, Agregar sello, que permite insertar una marca de aprobado, rechazado o lo que fuera a una o a todas las hojas. Y Adjuntar archivo o Grabar audio, que permiten incluir material de referencia en el documento.

Foxit, una vez más, ofrece un repertorio más nutrido de herramientas. La cinta Comentario incluye muchas herramientas que permiten anotar el texto, las principales de las cuales están en las secciones Anclar y Máquina de escribir. En la primera, además de las notas, encontraremos el botón Archivo que nos permitirá adjuntar un documento de terceros como referencia.

Podremos administrar colectivamente los comentarios con el botón Ver comentarios del documento. Esto activará el panel de navegación Comentarios, que nos permitirá navegar fácilmente las indicaciones. Tan eficaz es el manejo de comentarios de Foxit que puede hacerse clic en el botón Expandir y operar directamente sobre los comentarios sin siquiera ver el contenido base del documento.

Imprimir y compartir en la web

Las opciones de impresión son similares en ambas aplicaciones, y las dos incluyen un cuadro de texto potente con una sección Control de impresión (Tamaño y administración de páginas en Adobe Reader) que permite, entre otras cosas, imprimir Varias páginas por hoja (Múltiple en Adobe Reader).

Comentario aparte merecen las opciones de almacenamiento web de los dos lectores. Adobe Reader incluye, en Almacenar archivos, una conexión con Acrobat.com, que nos permitirá el trabajo colaborativo con el documento siempre que antes creemos una cuenta gratuita en https://new.acrobat.com/es_es/products/acrobat_com.html?trackingid=KABAW. Foxit, por su parte, incluye un sistema más moderno en su cinta Compartir que incluye la opción de enviar vía mail, Facebook o Evernote. No incluye, eso sí, un sistema de alojamiento propio ni espacios de trabajo colaborativos.