Un collage de información

Microsoft OneNote es quizás, por estos lares, una de las herramientas de Office menos utilizadas. Lo cual es una lástima, porque su versatilidad y disponibilidad web la convierten en una de las más poderosas e innovadoras del paquete.

Microsoft OneNote, como Lync y tantas otras de las herramientas por fuera de los cuatro fantásticos -Word, Excel, Access y PowerPoint, en este caso- es un componente poderosísimo de la suite Microsoft Office 2013. Además, es junto con Excel, PowerPoint y Word una de las pocas herramientas que cuentan con una versión WebApp. Es decir, que funciona en línea incluso cuando no tengamos una licencia original de Office 365 o local.
Ahora bien… ¿cómo podemos aprovechar realmente OneNote?

Primero lo primero

Empezaremos por repasar una cuestión bien básica: qué es y para qué sirve OneNote. Esta aclaración, acaso excesiva, se vuelve imprescindible si tenemos en cuenta que son muy pocos los usuarios en la región que lo aprovechan, y que las suites en línea de otras compañías apenas si contemplan un servicio similar. Las aplicaciones de ofimática libres, por ejemplo, en ningún caso tienen un componente similar.

OneNote es un bloc de notas inteligente (no confundir con el accesorio de Windows Bloc de Notas) que pretende emular la lógica de trabajo de un conjunto de cuadernos de papel. Es decir, en él pueden crearse blocs, que funcionarán como fichas, y organizarlos por secciones, representadas en la pantalla por un conjunto de solapas disponibles inmediatamente debajo de la cinta de opciones. Cada sección puede tener la cantidad que necesitemos de hojas: como en Excel, cada hoja puede tener muchísimas páginas de impresora, y cada una de ellas aparecerá con un nombre en el panel de navegación de la derecha. En las hojas se pegarán recortes, cuyos orígenes pueden ser el resto de las herramientas de Office, todas las cuales incluyen un botón Enviar a OneNote, una captura de pantalla o una nota rápida. Todas estas opciones, si la herramienta de origen no cuenta con una conexión a OneNote, se pueden administrar desde la herramienta integrada Enviar a OneNote, que se ejecuta cada vez que arrancamos la aplicación a menos que desmarquemos la casilla de verificación Iniciar con OneNote.

La impresora de OneNote

Como cualquier creador de PDFs, OneNote instala en el sistema una impresora que es la que, cuando la herramienta no incluye un botón dedicado, nos permitirá incluir directamente el contenido de un documento imprimible en una página de determinada sección de OneNote. Esta cualidad es particularmente práctica, sobre todo porque podremos incluir buena cantidad de información en nuestro bloc y hacerlo así realmente poderoso. Por ejemplo, podemos imprimir una lista de precios completa en nuestro bloc, o una página web, y cargar así con la información necesaria incluso cuando no tengamos conexión.

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Empecemos

Por defecto OneNote crea un bloc de notas llamado Personal que se conecta y sincroniza automáticamente con la versión web de la aplicación. De este modo, tan pronto como abramos la WebApp de OneNote encontraremos toda nuestra información allí. En el caso de que usemos la aplicación directamente desde la web, también se creará el bloc Personal, que se sincronizará con el escritorio tan pronto como iniciemos la aplicación local.

El bloc de notas Personal incluye dos secciones, General y Notas sin archivar, que incluyen una guía rápida y una buena cantidad de trucos de productividad para OneNote. Presionaremos Crea una nueva sección, un botón muy similar al Nueva pestaña de cualquier navegador, para empezar a crear nuestras propias secciones. Los colores de las nuevas secciones se definirán con el menú Color de sección disponible en el menú contextual de las nuevas secciones. A la vez, podremos agregar páginas con el botón Agregar página del panel de navegación de la derecha. No necesariamente querremos agregar más de una página a una sección, pero si lo hiciéramos podríamos determinar el nombre de cada una escribiéndolo en la marca de tiempo del extremo superior izquierdo de la hoja en blanco.

Los nuevos blocs, de necesitarlos, los crearemos con el botón Agregar el bloc de notas del menú desplegable del bloc activo. Cada bloc será en sí mismo un archivo, y para cambiar entre cada bloc deberemos tener el archivo disponible. Por supuesto, lo mejor será guardar en la nube -el servicio por defecto es OneDrive, pero podemos usar cualquiera si no vamos a acceder a los contenidos vía la WebApp- y mantener así todo sincronizado. Los nuevos blocs no incluyen, como Personal, la guía rápida para OneNote.

Crear elementos en las páginas

Las páginas son los contenedores de todo lo que queramos guardar en OneNote. En ellas podremos pegar contenido copiado en cualquier aplicación y, como hemos visto, también podremos imprimir todo tipo de contenido imprimible. Desde ya, la estrella del contenido disponible será siempre el contenido incrustado, aunque también podremos crear nuestros propios contenidos personalizados.

En la cinta Inicio encontraremos, en la sección Etiquetas, material suficiente como para crear casi cualquier contenido que tenga sentido incluir en bloc. La lista del menú desplegable homónimo es enorme, tanto que en la misma sección encontraremos el botón Buscar etiqueta que nos ayudará a encontrar la que sea que necesitemos.

La mayoría de las etiquetas son estáticas, lo cual en un principio puede confundir un poco. Por caso, la etiqueta Enviar por correo electrónico incluye el ícono de envío que nos envía un correo al hacer clic sobre él. Desde ya, si la nota incluye una dirección de email un clic sobre ella iniciará la aplicación web o local asociada y de todos modos podremos enviar el mensaje.

La etiqueta Tareas pendientes tiene un comportamiento más simple del esperable pero todavía efectivo. Al incluirla tiene el ícono de una casilla de verificación, que con un clic se convierte en un tilde. El texto asociado no cambia, ni se vuelve gris ni se tacha, como ocurre en otras aplicaciones del paquete en herramientas de las que se podría esperar algo similar.

La solapa Insertar es la contraparte de la sección Etiquetas de la solapa Inicio, y ofrece un buen repertorio de opciones para sumar contenido externo. Desde las opciones de organización de la página como Insertar espacio o Plantillas de página hasta las opciones de enriquecimiento de texto como Vínculo, hay posibilidades de incluir vistas impresas de documentos con Copia impresa de archivo e imágenes de todo tipo y origen con los botones disponibles en la sección Imágenes. Pero eso no es todo: pueden grabarse notas de audio y video con los botones de la sección Grabación y agregarse marcas de fecha y hora con los botones homónimos.

Incluir videos de la web es un problema, en tanto pueden sumarse vínculos pero el programa, al menos con las herramientas por defecto, no es capaz de embeber el contenido. En cambio, los videos locales pueden incrustarse sin problemas: para ello deberemos hacer clic en Insertar -> Datos adjuntos del archivo y seleccionar cualquier archivo compatible con Windows Media Player. Los que no sean compatibles serán mostrados como un archivo que, al ser ejecutado, abrirá su aplicación asociada.

Enviar página por correo electrónico
La opción Enviar página por correo electrónico de la cinta Inicio envía desde Outlook o desde el cliente de correo por defecto del sistema una copia en formato página web de la página actual. Ideal para compartir notas con un grupo de trabajo, nos permite tanto ver el contenido navegable de la página de notas como incluirla en otro bloc de OneNote si allí la arrastramos y soltamos.

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Opciones de vista

A diferencia de lo que suele ocurrir con las opciones de vista en las demás aplicaciones de la suite Office, en OneNote las opciones de vista son muy prácticas y en lugar de reducirse a un público específico se aplican a cualquier usuario.

Renglones nos permite definir el layout de la página: si tendrá renglones, si en cambio será cuadriculada o si la preferiremos lisa. Acoplar al escritorio nos permite tomar apuntes con otras aplicaciones abiertas, y hasta acomoda automáticamente el tamaño de las ventanas. Resulta muy cómodo, por ejemplo, para hacer indicaciones sobre proyectos que deben ser navegados, como diseños web o aplicaciones en general.

Ocultar título de página, por su parte, elimina directamente la marca de tiempo con el título de la hoja, lo cual nos permite ganar algo de espacio. Pero es importante tener en cuenta que la hoja pasará a llamarse con el título de la primera de las notas, lo cual puede ser un problema para nuestra organización.

Por último, la opción Tamaño de papel nos permite indicar un tipo de papel para la hoja, lo cual hará coincidir -ahora sí- el tamaño de las hojas con una o más hojas de impresora. Si queremos volver a la hoja continua, lo que en Word llamaríamos vista web, deberemos seleccionar Automático en el menú desplegable Tamaño.